Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es la institución de educación aeronáutica:

2. Marco Jurídico y Normativo Aplicable

Esta política se fundamenta en las normas vigentes de la República de Colombia en materia de protección de datos personales y en los reglamentos aeronáuticos sectoriales:

• Artículo 15 de la Constitución Política: Derecho fundamental al buen nombre y al conocimiento, actualización y rectificación de informaciones recogidas sobre las personas en bancos de datos (Habeas Data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008: Disposiciones especiales de Habeas Data financiero y crediticio en lo pertinente a trámites de pago y matrículas.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto Único 1074 de 2015: Reglamentación integral del tratamiento de datos personales y Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC) de la UAEAC: Especialmente RAC 2 (Personal Aeronáutico) y RAC 141 (Centros de Instrucción Aeronáutica), relativos al mantenimiento obligatorio de registros académicos, licencias, certificaciones de aptitud médica y bitácoras de entrenamiento de tripulantes de cabina de pasajeros (TCP).

3. Definiciones Legales

Para los efectos de la correcta interpretación y aplicación de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones legales:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante).
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos biométricos y datos relativos a la salud psicofísica).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: ECOTET Aviation S.A.S., persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (aspirante, estudiante, acudiente, egresado, docente, empleado o proveedor).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios Rectores del Tratamiento de Datos

ECOTET Aviation aplicará de manera estricta y permanente los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que se somete a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a finalidades institucionales y académicas legítimas informadas previamente al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de sus datos.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos solo pueden ser tratados por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas facultadas por la ley.
• Principio de Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información incluso después de finalizar su relación con ECOTET Aviation.

5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

A. Tratamiento de Datos Sensibles en la Formación Aeronáutica

En razón de la naturaleza especializada de la instrucción aeronáutica civil certificada por la UAEAC, ECOTET Aviation puede requerir el tratamiento de ciertos datos sensibles, tales como:

• Exámenes y Certificados de Aptitud Médica Aeronáutica: Conceptos médicos emitidos por los Médicos Examinadores Autorizados por la Aerocivil conforme al RAC 2, indispensables para certificar que el aspirante o estudiante de Tripulante de Cabina de Pasajeros cumple con las condiciones psicofísicas reglamentarias para el ejercicio de funciones a bordo de aeronaves.
• Datos Biométricos: Huellas dactilares o reconocimiento facial capturados para el control de asistencia a simuladores, aulas de clase, prácticas acuáticas de ditching y control de ingreso a sedes institucionales.
• Fotografías y Registros Audiovisuales: Imágenes tomadas durante entrenamientos prácticos, vuelos de familiarización, ejercicios de evacuación en simuladores o ceremonias de graduación, empleadas con fines académicos o de divulgación institucional previamente autorizados.

B. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Cuando un aspirante a los programas de formación para Tripulantes de Cabina de Pasajeros sea menor de edad, el tratamiento de sus datos personales se realizará observando estrictamente el respeto por sus derechos prevalentes y contando siempre con la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales.

6. Finalidades Específicas del Tratamiento por Grupos de Interés

Los datos personales recolectados por ECOTET Aviation se clasifican y tratan con las siguientes finalidades específicas:

1. Aspirantes e Interesados

• Brindar asesoría personalizada sobre planes de estudio, costos, requisitos de la Aerocivil y fechas de matrícula.
• Coordinar entrevistas de admisión, pruebas psicotécnicas y agendamiento de visitas guiadas a las sedes.
• Enviar información académica sobre convocatorias, conferencias magistrales y charlas informativas.

2. Estudiantes Activos y Acudientes

• Gestionar la matrícula académica y financiera, expedición de recibos y facturación electrónica.
• Registrar calificaciones, asistencias, cumplimiento de horas de instrucción teórica y práctica en simuladores y cabinas de mock-up.
• Certificar y reportar el cumplimiento curricular ante la Dirección de Estándares de Vuelo de la UAEAC Aerocivil para el trámite de la licencia de TCP.
• Coordinar las prácticas de seguridad y supervivencia, incluyendo el entrenamiento en agua (Ditching) y extinción de incendios.
• Gestión de seguros de accidentes estudiantiles y atención de primeros auxilios.

3. Egresados

• Mantener el registro histórico de certificaciones y expedición de duplicados o constancias de horas de instrucción.
• Canalizar convocatorias laborales y oportunidades de empleo en aerolíneas comerciales, ejecutivas y de carga nacionales e internacionales.
• Invitar a cursos de recurrencia, educación continuada y eventos de la comunidad de graduados.

4. Docentes, Instructores de Vuelo y Personal Administrativo

• Verificación de hojas de vida, licencias de instructor vigentes expedidas por Aerocivil y antecedentes profesionales.
• Gestión de la vinculación contractual, nómina, aportes a seguridad social integral y parafiscales.
• Evaluación del desempeño docente y cumplimiento de programas de capacitación interna.

5. Videovigilancia y Seguridad en Sedes

• Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones en las sedes Pasadena y Castellana mediante sistemas de circuito cerrado de televisión (CCTV). Las imágenes se almacenan por periodos prudentes y solo son consultadas por personal de seguridad autorizado.

7. Derechos de los Titulares de la Información

En calidad de Titular de los datos personales, usted cuenta con los siguientes derechos garantizados por la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar: Solicitar en cualquier momento la corrección o actualización de datos inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización: Requerir constancia del consentimiento otorgado a ECOTET Aviation, salvo que la ley exima expresamente este requisito.
• Ser informado: Conocer las finalidades y el uso específico que se le ha dado o se pretende dar a sus datos personales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión: Exigir la eliminación de sus datos cuando considere que en el tratamiento no se respetan los principios y derechos constitucionales, siempre que no subsista un deber legal o contractual de mantenerlos (ej. registros académicos exigidos por la Aerocivil).
• Presentar quejas ante la SIC: Acudir ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo ante ECOTET Aviation.
• Acceso gratuito: Consultar sin costo alguno sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Deberes de ECOTET Aviation en Calidad de Responsable

ECOTET Aviation asume y cumple los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre los cuales se destacan:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Conservar la copia de la autorización otorgada por el Titular bajo las condiciones de seguridad necesarias.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes de seguridad que comprometan los datos de los Titulares.

9. Procedimiento para el Ejercicio de Consultas y Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través de los canales oficiales institucionales:

A. Trámite de Consultas

Las consultas sobre el contenido de los datos personales almacenados serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

B. Trámite de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)

El Titular que considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida formulará un reclamo dirigido a ECOTET Aviation, indicando:

• Nombre completo y número de documento de identidad del Titular.
• Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo y del derecho que se ejerce.
• Datos de contacto para notificación (dirección, correo electrónico y teléfono).
• Documentos o pruebas que se quieran hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Seguridad de la Información, Transferencias y Vigencia

ECOTET Aviation ha implementado protocolos de seguridad de la información con estándares de la industria, incluyendo controles de acceso lógico y físico, cifrado SSL en canales de comunicación, copias de seguridad periódicas y convenios de confidencialidad con todos sus colaboradores y terceros encargados.

Transferencia y Transmisión Internacional: ECOTET Aviation no transfiere datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo que medie autorización expresa del Titular o se configure alguna de las excepciones contempladas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Periodo de Conservación y Vigencia: Las bases de datos tendrán una vigencia equivalente al tiempo durante el cual se mantenga la relación contractual, académica o legal con el Titular, más el periodo necesario para cumplir con las obligaciones legales de custodia documental exigidas por la UAEAC Aerocivil y el Ministerio de Educación Nacional. La presente política rige a partir de su publicación y deja sin efecto las disposiciones anteriores que le sean contrarias.